Deelnemers FMGezondheidszorg webinar Flexibel faciliteren nemen interactieve duik in de toekomst

Wat gebeurt er in zorglandschap? Veel. Ook op facilitair gebied. Van werkomgeving tot catering, van personele kwesties tot schoonmaken: ze kwamen allemaal aan bod tijdens het online seminar van beroepsvereniging FMGezondheidszorg: Werk is waar je bent: flexibel faciliteren. Gastdame Jeanine de Vries en gastheer Mathijs Ras, beiden van het adviesbureau in de zorg AAG, deelden onderzoek en ervaringen, zo ook de webinardeelnemers. Wat leverde 1,5 uur elkaar informeren en inspireren op? Uitdagingen, want de ene zorginstelling heeft het nieuwe ‘post corona’ beleid al op een rijtje, de andere zorgorganisatie heeft de vraag net uitgezet. Daarmee gaf FMGezondheidszorg op 1 juli 2021 invulling aan haar missie: kennis maken is kennis delen en kennis delen is kennis maken.

63% denkt dat het kantoor verandert in een ontmoetingsplaats. Ja, het kantoor wordt een ontmoetingsplaats, mensen willen elkaar heel graag weer zien. Jeanine en Mathijs stappen samen met de leden van FMGezondheidszorg de toekomst in: wordt het hybride werken, flexibiliteit of terug naar normaal? Om deze veel gestelde vraag te beantwoorden, eerst een terugblik: niet alle webinardeelnemers werkten in de eerste lockdown of tijdens de gehele coronaperiode thuis. “Vanwege noodzaak om op de zorglocatie te werken of vanwege het ontbreken van een (rustige) werkplek thuis”, deelden de FMG-leden.

TNO-onderzoek naar thuiswerken
TNO deed onderzoek naar wat thuiswerkers (hebben) ervaren: zelfde werkstress, te veel zitten, eenzaamheid, concentratie-uitdagingen, maar ook positiviteit: nog steeds goede gezondheid, niet vaak ziek en tevreden. De ondervraagden werken gemiddeld 18 uur per week thuis. Waarom? Omdat het type werk het thuiswerken toelaat, men productiever en efficiënter werkt, en vanwege minder reistijd, meer tijd voor familie en vrienden, en meer tijd om te relaxen. Maar de behoefte om samen te werken met collega’s blijkt ook groot, zo ook sociale contacten, de werk-privébalans en de aard van het werk. Voldoende reden dus om op het kantoor van de zorglocatie te werken.

Volgende stap: beleid uitrollen
“Een werkplek is dus niet langer een locatie, maar iets wat we doen, ervaren en beleven”, legt Jeanine uit. Veel bedrijven blijken reeds een thuiswerkbeleid te hebben uitgerold, 90% van de geënquêteerden van het TNO-onderzoek. Thuiswerken is normaal geworden, iets wat we voor de coronapandemie nooit gedacht en bedacht hadden. Hoe zet je als organisatie de stap van traditionele werkplek (met onder meer vaste tijden, sturen op aanwezigheid, leidinggeven vanuit controle, samenwerken op inhoud en werken in opdracht) naar flexibele werkplek (met zelfgekozen werktijden en plek, sturen op resultaat, leidinggeven vanuit vertrouwen, samenwerken op proces en werken naar eigen inzicht)? “Het creëren van een flexibele werkplek vraagt om maatwerk voor de medewerker”, concludeert Jeanine van AAG.

Een uitdaging voor de werkgever?
Ongetwijfeld, want flexibele werkplekken hebben nadelen, zoals versterking van compensatiedrang en veelal voor ouderen moeite met cultuuromslag, én voordelen,  zoals meer bevlogenheid en vrijheid van medewerkers, kortere lijnen en minder bureaucratie. “Een nieuwe werkomgeving moet aansluiten bij de bedrijfscultuur en bedrijfsdoelstellingen”, tipt Jeanine.

In het webinar Werk is waar je bent: flexibel faciliteren komen doelmatigheid en functionaliteit, sfeer en beleving van de werkplek, en flexibiliteit aan bod: “Het meest essentiële onderdeel van de visie en het concept is de mate van flexibiliteit. Dit zegt iets over de kijk op aanwezigheid, sturen op vertrouwen van medewerkers en de wijze van faciliterend leidinggeven”, legt Jeanine uit.

Op weg naar een nieuwe kantoorvisie
In aanloop naar het nieuwe hybride werken zijn er veel meer vragen te beantwoorden: hoe zijn veiligheid en vertrouwelijkheid geborgen? Hoe digitaal willen we zijn? Wat betekent flexibel werken voor de ondersteuning vanuit ICT? 24/7 bereikbaarheid?

Gastheer AAG en de webinardeelnemers van FMGezondheidszorg zetten stappen richting een nieuwe kantoorvisie. Waar moet straks in het nieuwe concept rekening mee worden gehouden? Natuurlijk met thema’s als gebouw en omgeving, doelmatigheid en digitalisering, maar ook met de keuze van je locatie en randvoorwaarden als bezettingsgraad, aantal medewerkers, arbo-eisen als oppervlakte van de werkplek in kantoortuinen. En het thuiswerkbeleid met ontmoetingsruimtes, stilteplekken en belcellen. “Er moet helderheid komen. Dat is belangrijk”, aldus Jeanine.

Breakout-sessies flexibel faciliteren
Gaat schoonmaak er anders uitzien? Hoe belangrijk zijn veiligheid en hygiëne na corona? Draagt het faciliteren in de gewenste hardware bij aan een stukje werkgeluk? Heeft de bezettingsgraad impact op de invulling van de catering om het haalbaar en betaalbaar te maken? Geen nieuwe kantooromgeving, we gaan gewoon weer terug naar normaal? Deze stellingen bespraken de webinardeelnemers in groepjes van vier. De uitkomst? Zoveel organisaties, zoveel situaties, zoveel uitdagingen. Iedere organisatie heeft zijn specifieke problemen, maar er zijn ook overlappingen. Dus een stuk herkenning en een stuk uitdaging. Voor die laatste hebben beroepsvereniging FMGezondheidszorg en gastheer AAG met dit webinar en de deelnemers een constructieve en inspirerende bijdrage geleverd. Samen succesvol!

Over AAG
Vanuit ieders expertise levert AAG dagelijks een bijdrage om de zorg te verbeteren vanuit de bedrijfsvoering. Vanuit de kernwaarden slimmer, sneller en menselijker volgen wij de trends en ontwikkelingen uit ons vakgebied om processen efficiënter in te richten, altijd vanuit de gedachte om toegevoegde waarde te leveren voor de klant (ofwel cliënt/bewoner). Om deze veranderingen te laten slagen, is adoptie vanuit de medewerkers nodig. Dit maakt dat we zorgvuldig aandacht hebben voor de medewerker om ze mee te nemen in het proces.

NFC Index® Kantoren 2020: coronacrisis heeft nog weinig invloed op totale facilitaire kosten per vierkante meter

De kosten van de facilitaire dienstverlening blijven vrijwel gelijk op € 487,90 per verhuurbare vierkante meter (vvo) exclusief btw. Het coronajaar 2020 neemt een bijzondere plek in binnen de facilitaire dienstverlening. De kantoren gingen dicht, thuiswerken werd de norm. Echter, de gevolgen voor de index zijn – net als tijdens de financiële crisis – niet direct zichtbaar. De index laat onderliggend enkele schommelingen zien maar blijft op zijn plaats. De verwachting is dat er de komende jaren een blijvende impact zichtbaar zal worden.

Dit blijkt uit de Netherlands Facility Costs Index (NFC Index): de jaarlijks objectieve en actuele benchmark van de facilitaire kosten.

Uit de donderdag gepresenteerde NFC Index ® Kantoren 2020 blijkt dat de kosten voor gebouwen en infrastructuur over het geheel een lichte daling laten zien. Dit wordt veroorzaakt door met name lagere kosten voor het (tactisch) management en de werkplekomgeving.

Daartegenover staat een kostenstijging voor mens en organisatie. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door een stijging van de kosten voor bhv/arbo/beveiliging/milieu, het (tactisch) management en logistiek. Er heeft wel een daling plaatsgevonden voor de kosten voor hospitality (restauratieve voorzieningen) wat niet verwonderlijk is gezien de gesloten kantoren.

De ICT-kosten laten eveneens een stijging zien. Ook hier zien we de gevolgen van het thuiswerken. Er zijn hogere kosten voor de ICT-servicedesk en werkplekbeheer. De kosten voor de centrale en gedistribueerde diensten en voor de trainingen zijn verminderd.

Ook dit jaar zien we weer een toename in de kosten voor strategisch management.

2020 in cijfers
NFC Index® Kantoren 2020 = € 487,90 per m² vvo, exclusief btw.

In 2020 bleven de facilitaire kosten vrijwel gelijk aan die van 2019 (een daling van 0,5%). In 2020 is het vloeroppervlak per werkplek (20,01 m² VVO) nagenoeg gelijk aan 2019 (20,09 m² VVO).

De NFC Index® Kantoren 2020 wordt samengesteld in samenwerking met Colliers International, CFP, Eurest Services, Metri en TwynstraGudde.

Drieluik over stress (3): Els van der Ven (VU Amsterdam): “Hulp aan zorgmedewerkers bottom-up vormgeven”

“In het begin van de pandemie was er veel aandacht voor zorgmedewerkers. Er werden psycho-sociale hulplijnen opgericht waar zorgmedewerkers hun stoom konden afblazen. In heftige situaties is het belangrijk dat er een luisterend oor is, maar de hulplijn werd niet gebeld. Je ziet dat er op zo’n moment niet aan de betrokkenen, de zorgmedewerkers, wordt gevraagd: wat heb je nodig? Als je werkgroepen maakt met zorgmedewerkers en ook met de onzichtbare mensen die niet direct aan het bed staan met wel in hoge mate blootstelling aan corona ervaren, zoals schoonmakers en administratieve krachten, dan zet je de mensen centraal die ook daadwerkelijk de zwaarste lasten dragen.”

 Als universitair docent en GZ-psycholoog aan de Vrije Universiteit Amsterdam is Els van der Ven betrokken bij het HEROES onderzoek, een groot internationaal onderzoek naar de impact van de Covid-19 pandemie op de geestelijke gezondheid van zorgpersoneel. Els was tijdens de mondiale corona-uitbraak juist voor een onderzoek op Columbia University (USA), dus werd het roer omgegooid. “Met onderzoekers uit 28 andere landen zijn we daarom een onderzoek gestart, waarvoor we in de eerste fase in Nederland 600 mensen en wereldwijd 35.000 zorgmedewerkers hebben bevraagd.”

Drieluik
Al ruim een jaar zorgt Covid-19 voor een andere en (steeds weer) veranderende wereld. Tijdens ons voorjaarswebinar ‘Stress!! Is dit nu nodig?’ boden de drie gastsprekers Frank Schurink, Els van der Ven en Peter van Loon ons een breed en divers inzicht in het ontstaan, de omgang en oplossingen voor stress. In dit drieluik nodigen we hun uit op jullie stoel te gaan zitten en stellen we de vraag: de werkdruk, het ziekteverzuim en de stress in de gezondheidszorg nemen steeds meer toe, wat zou jij doen?

Zorgbrede aanpak
“Ik benader de situatie vanuit de wetenschap”, reageert Els. “Wat hebben zorgmedewerkers op de werkvloer nodig? Het gaat niet alleen om zorgmedewerkers in ziekenhuizen, maar bijvoorbeeld ook om verpleeghuiskundigen, medewerkers van de GGZ en gehandicaptenzorg. Een van de dingen die zij nodig hebben: contact met collega’s, ondersteuning vanuit de werkvloer. Als je in de overlevingsmodus zit, is het lastig om de situatie te verwerken. Zorgmedewerkers gebruiken hun vrije dagen om van die stress te herstellen, maar dat wordt met de toenemende druk steeds lastiger.  Met collega’s denken we na over hulpmiddelen, die men in kan zetten zonder om op vrije dagen op te hoeven laden. Er zijn diverse afleidende technieken, zoals virtual reality of mindfullness, maar luisteren, meer inzetten op het individu en op organisatieniveau meer contactmomenten met manager en collega’s creëren, dat is tenminste zo belangrijk. Vertrouwen hebben in je werkplek is heel belangrijk tonen onderzoeken aan.”

Ongelijkheid
In ons gesprek met Els komt nog een uitdaging ter sprake: “Waar we in het begin van de coronapandemie dachten aan samen, is de ongelijkheid in de maatschappij en op de werkvloer juist erger geworden. Zo kregen de artsen op de IC als eerste beschermingsmiddelen, maar de schoonmakers die de IC moesten reinigen pas veel later. Je ziet helaas ook de ongelijkheid tussen mannen en vrouwen. Kijk naar de media, wie zijn de gezichten? Vooral mannen, terwijl de overgrote meerderheid van de zorgmedewerkers vrouw is. Mensen met de beste intenties worden in een crisis naar voren geschoven, de mensen met privileges. Er is een gebrek aan representatie, waardoor een mismatch kan ontstaan voor wat zorgmedewerkers ervaren en nodig hebben. Zijn we ons ook bewust dat een groot deel van het zorgpersoneel een migratieachtergrond heeft? Deze groep wordt nog weleens over het hoofd gezien. Want hoe gaan we in de nafase van de corona voor hun zorgen? Hoe gaan zij het redden?”

Open einde
Ons gesprek met Els, ter afsluiting van dit drieluik ‘Stress! Is dit nu nodig?’ met Frank in deel 1 en Peter in deel 2, heeft een open einde. Schrijnend en confronterend? Een uitdaging. Met oog en oor voor elkaar. En met wederom zorg als basis.

Peter van Loon: “Stress is een balanceeract’

Code Zwart stond voor de deur. Nog meer zorgen. Op dat moment spraken we met Peter van Loon, een van drie gastsprekers van ons voorjaarswebinar ‘Stress! Is dit nu nodig?’ In deel twee van dit drieluik met Frank Schurink en Els van der Ven nodigen we Peter uit om op jullie stoel te gaan zitten. We stellen hem de vraag: de werkdruk, het ziekteverzuim en de stress in de gezondheidszorg nemen steeds meer toe, wat zou jij doen?

Peter van Loon: “In de vraagstelling eindigt stress als laatste. Ik zou dat willen omdraaien. Stress neemt toe, wat mogelijk leidt tot meer werkdruk en meer ziekteverzuim. Een advies aan de facility manager in de gezondheidszorg: deel je observaties en analyses over ‘stress’ met je team en individuele medewerkers. Durf te vragen: ‘herken jullie dit? Wat zien jullie als de bron? Zijn deze bronnen beïnvloedbaar? Zo ja, hoe?’.

Meer werkplezier

Peter adviseert op het gebied van crisis, stress en trauma, en overtuigt: “Wees open en eerlijk wat wel en niet kan en vooral waarom. Daarbij is gezien, gehoord en serieus genomen voelen een betere start, dan beleidsmedewerkers te vragen of we hiervoor een protocol hebben. Misschien iets ‘moeilijker’ om te doen, maar het geeft meer ‘rendement’ en zeker meer werkplezier. Ook – of misschien wel juist – onder lastige werkomstandigheden.”

Samenwerken

“Laat je niet verblinden door Covid-19. Ongeacht wat zich voordoet, kijk en verwoord wat je ziet en hoort. Maak een analyse, ga daarmee terug naar je medewerkers/team: ‘klopt het, heb ik het goed gezien en gehoord?’. Een dergelijk gesprek, het gezamenlijk definiëren van het probleem, samen naar mogelijke oplossingen zoeken, zijn belangrijke interventies. Daarbij: zoek meer maat-oplossingen en minder in de gemiddelden van protocollen. Protocollen zijn belangrijk, maar besteed er niet te veel aandacht aan. Wat het ene team als (bron van) stress ervaart, kan in een ander team anders worden ervaren. En houd rekening met het feit dat Covid-19 ook zichtbaar maakt wat er voor Covid-19 ook al speelde. Alleen door de uitvergroting en alle aandacht nu meer zichtbaar.”

Mensen zijn betrokken

“Code zwart, we zeggen eigenlijk ‘dit moet niet kunnen’. Als westerse mens hebben we steeds meer moeite te accepteren, dat er soms grenzen zijn in het haalbare. Een fel en gedreven debat geeft aan dat mensen betrokken zijn, maar niet alles kan altijd; soms – en misschien maar goed ook – zijn er grenzen. Managers, neem de tijd en leg het uit. De meeste mensen zijn voor rede vatbaar als ze zich gehoord, gezien en serieus genomen voelen en zich niet alleen ‘uitvoerders’ voelen.”

Sociaal verband

In ons gesprek vertelt Peter dat juist in dit soort omstandigheden de kracht van manager in sociaal betrokkenheid zit. “De manager is als mens heel belangrijk voor de collega’s, de teamleden. Ze zijn samen een sociaal construct. Hoewel emoties soms kunnen oplopen, hoeven managers niet bang te zijn voor soms ‘ongemakkelijke’ doch menselijke gesprekken. Hiervoor zijn niet primair psychologen, maar juist betrokken, communicatieve managers nodig.”

 

Frank Schurink bijt spits af in drieluik ‘Stress!! Is dat nu nodig?’: “Heb compassie met jezelf”

Al ruim een jaar zorgt Covid-19 voor een andere en (steeds weer) veranderende wereld. Tijdens ons recente online seminar ‘Stress!! Is dit nu nodig?’ boden de drie gastsprekers Frank Schurink, Els van der Ven en Peter van Loon ons een breed en divers inzicht in het ontstaan, de omgang en oplossingen voor stress. In dit drieluik nodigen we hun uit op jullie stoel te gaan zitten en stellen we de vraag: de werkdruk, het ziekteverzuim en de stress in de gezondheidszorg nemen steeds meer toe, wat zou jij doen?

“Uitgangspunt is altijd: het is wat het is. Of het is niet wat het niet is”, begint Frank Schurink. De auteur van het managementboek Gedoemanagement geeft inzicht in hoe je op eenvoudige wijze veel kunt leren over je gedrag en dat aanpassen van gedrag toegankelijk is. “Impulsen zijn er en daar reageer en acteer je op. We hebben allemaal de capaciteit om overal een verhaal van te maken. Om van alles gedoe te maken. Doe je dat, dan wordt je blik beperkt en kun je geen of moeilijker keuzes maken. Maak je er geen gedoe van, want het is tenslotte zoals het is, dat scheelt gedoe.”

Compassie


Frank daagt uit: “Heb compassie met jezelf. Er zijn veel dingen die je niet voor elkaar krijgt. Managers zijn vaak bezig met hetgeen ze niet voor elkaar hebben gekregen. Dat geeft gedoe. Als je als leidinggevende kunt zien wat er is en wat er niet is en daar naar handelt, heeft dat een charismatische uitwerking.”

Rust


“Zorg voor de rust in je team, blijf meten met de menselijke maat. Ik ga ervan uit dat mensen het werk doen wat ze willen doen. Ook, of eigenlijk zeker, in de gezondheidszorg. Ze zitten niet voor niets in jouw team. Het gevoel erbij te horen, dat je gehoord wordt; dat is voor iedereen fijn en belangrijk. Als het hele team over issues kan praten, dan wordt gedoe bespreekbaar. Ik geef enkele handvatten wat en hoe je het kan doen en als gedoe normaal wordt, dan komt er een boost in de samenwerking.”

 

Suzanne Walsteijn is de nieuwe voorzitter

Suzanne Walsteijn is de nieuwe voorzitter van FMGezondheidszorg. In de Algemene ledenvergadering is haar benoeming bekend gemaakt. Suzanne is al vele jaren lid van FMGezondheidszorg en sinds 2018 lid van het bestuur. In die functie heeft ze bijgedragen aan de ontwikkeling van de vereniging en verschillende symposia en Webinars georganiseerd.

“Ik ben erg blij dat het bestuur en de vereniging mij als voorzitter heeft gekozen” zegt Suzanne. FMGezondheidszorg wil als vereniging haar leden ondersteunen in hun taken en kennis met elkaar delen. “Er speelt veel op facilitair terrein in de zorg. Denk alleen al aan de enorme inzet van facilitaire diensten in deze Corona tijd. We zien een veranderende rol van de facility manager en verwevenheid van facilitaire taken met zorgprofessionals spelen volop in de zorg”, aldus Suzanne. “Als voorzitter wil ik, samen met het bestuur, graag bijdragen aan ons mooie facilitaire kennis platform in de zorg”.

Naast Suzanne heeft Fred Roos de taak van vicevoorzitter gekregen. Fred draagt al vele jaren bij aan het bestuur van de vereniging. Naast zijn taak als vicevoorzitter blijft het de contactpersoon naar onze bedrijfsleden.

Het huidige bestuur bestaat naar Suzanne Walsteijn en Fred Roos uit Astrid Graal (penningmeester), Lia Steeman (secretaris), Karin Gruson (verenigingsbureau) en Tomas van Duijnhoven (bestuurslid).